Rehber · TerapiSeansım

Serbest Çalışan Psikologlar İçin Randevu Programı Rehberi

---

Randevu yönetimi, serbest çalışan bir psikologun günlük iş akışının temelini oluşturur. Danışanların zamanında gelmemesi, seans notlarının güvenliği ve iptal süreçlerinin belirsizliği, hem terapötik ilişkiyi hem de iş verimliliğini olumsuz etkileyebilir. Bu rehberde, sorunsuz bir randevu sistemi kurmak için izlemeniz gereken adımları, sık yapılan hataları ve bunların çözümlerini bulacaksınız.

1. Randevu Yönetiminin Temel Gereksinimleri

• Planlı randevu takvimi – Haftalık ya da iki haftada bir tekrarlayan seansların otomatik oluşturulması, takvim çakışmalarını önler.
• İptal politikası – İlk görüşmede yazılı olarak paylaşılması, danışanların beklentilerini netleştirir ve terapötik ilişkiyi korur.
• Seans notu güvenliği – Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olduğundan, notların şifreli ve yedekli bir ortamda saklanması gerekir.
• Hatırlatma sistemi – WhatsApp ya da e‑posta yoluyla otomatik hatırlatmalar, “gelmedi” durumlarını azaltır.

Bu dört unsur, randevu sürecinizin hem yasal hem de pratik açıdan sağlam olmasını sağlar.

2. Doğru Araçları Seçmek İçin Kontrol Listesi

| Özellik | Neden Önemli? | Sizin İçin Kontrol Noktası | |---|---|---| | Tekrarlayan randevu oluşturma | Haftalık/iki haftalık seansların elle girilmesi zaman kaybı yaratır. | Araç, otomatik tekrarlayan randevu seçeneği sunuyor mu? | | İptal ve no‑show takibi | İptal politikası uygulanmazsa gelir kaybı yaşanır. | “Gelmedi” işareti ve iptal nedeni kaydı alabiliyor mu? | | KVKK uyumlu veri depolama | Sağlık verileri yasa gereği koruma altındadır. | Notlar şifreli, yedekli ve sadece yetkili kişiye açık mı? | | WhatsApp hatırlatma entegrasyonu | Danışanların en çok kullandığı iletişim kanalıdır. | Otomatik hatırlatma mesajı gönderilebiliyor mu? | | Mobil ve masaüstü erişim | Çalışma ortamınız değişebilir. | Hem telefon hem bilgisayarda aynı veriye ulaşabiliyor musunuz? | | Maliyet | Bütçeniz sınırlı olabilir. | Aylık ücret sizin için uygun mu? (örnek: 890 TL) |

Bu listeyi gözden geçirerek, ihtiyacınıza en uygun randevu programını seçebilirsiniz.

3. Adım Adım Randevu Sistemi Kurulumu

Adım 1: İptal Politikasını Hazırlayın

• İlk görüşmede danışana sunacağınız yazılı iptal politikasını bir belge halinde oluşturun.
• “Randevu iptali en az 24 saat önceden bildirilmelidir. Aksi takdirde seans ücreti alınır.” gibi net bir ifade ekleyin.
• Bu belgein bir kopyasını randevu sistemine ekleyerek, her yeni randevu oluşturulduğunda otomatik olarak gönderilmesini sağlayın.

Adım 2: Takvim ve Tekrarlayan Randevuları Tanımlayın

• Haftalık ya da iki haftada bir aynı gün ve saatlerde seans yapacaksanız, sistemde “tekrarlayan randevu” seçeneğini aktif edin.
• Danışanların tercih ettiği zaman dilimlerini önceden belirleyin; böylece çakışma riski azalır.

Adım 3: Seans Notu Şablonunu Oluşturun

• KVKK’ya uygun bir şifreleme yöntemi kullanan bir not alma alanı seçin.
• Her seans sonunda notları kaydedin ve bulut yedeklemesi yapın.
• Notları sadece sizin erişebileceğiniz bir kullanıcı hesabıyla sınırlayın.

Adım 4: Hatırlatma ve “Gelmedi” İşaretini Aktifleştirin

• Seans tarihinden 24 saat önce otomatik WhatsApp hatırlatma mesajı gönderilmesini ayarlayın.
• Danışan gelmediğinde sistemde “gelmedi” işaretini koyun; bu veri, iptal politikası kapsamında kullanılabilir.

Adım 5: Raporlama ve Değerlendirme

• Aylık randevu, iptal ve no‑show raporlarını inceleyin.
• İptal oranı yüksekse, iptal politikanızı yeniden gözden geçirin ya da hatırlatma zamanlamasını ayarlayın.

Bu adımları tamamladığınızda, randevu yönetiminiz daha şeffaf, güvenli ve zaman tasarrufu sağlayan bir yapıya kavuşur.

4. Sık Yapılan Hatalar ve Çözüm Önerileri

• İptal politikasını sözlü olarak anlatmak
• *Sorun*: Danışanlar farklı yorumlayabilir, anlaşmazlık doğabilir.
• *Çözüm*: Yazılı bir belge hazırlayın ve randevu sistemine ekleyin.

• Seans notlarını yerel bir bilgisayarda saklamak
• *Sorun*: Veri kaybı, güvenlik açığı.
• Çözüm: KVKK uyumlu bulut tabanlı bir çözüm tercih edin; şifreli yedekleme yapın.

• Hatırlatmaları elle göndermek
• *Sorun*: Unutma, zaman kaybı.
• *Çözüm*: Otomatik WhatsApp hatırlatma özelliğini etkinleştirin.

• Randevu çakışmalarını manuel kontrol etmek
• *Sorun*: Çakışma nedeniyle seansların ertelenmesi.
• *Çözüm*: Takvim entegrasyonu ve tekrarlayan randevu ayarlarını kullanın.

• No‑show durumlarını raporlamamak
• *Sorun*: Gelmeyen seansların maliyet etkisi görülmez.
• *Çözüm*: “Gelmedi” işaretini sistemde tutun ve aylık rapor oluşturun.

Bu hataları önceden fark ederek, iş akışınızı kesintisiz sürdürebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Soru 1: Randevu sisteminde danışanların kişisel verileri nasıl korunur? Cevap: Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu nedenle, notların şifreli bir ortamda saklanması, sadece yetkili kişinin erişebilmesi ve düzenli yedekleme yapılması gerekir. Kullanmakta olduğunuz sistemin KVKK uyumlu olduğundan emin olun; gerekirse uzmanınıza danışın.

Soru 2: İptal politikası ne kadar erken bildirilmelidir? Cevap: En yaygın uygulama, randevunun en az 24 saat öncesinde iptal edilmesidir. Bu süre, hem sizin zaman planlamanızı korur hem de danışana alternatif bir randevu bulma şansı verir. Politikayı yazılı olarak paylaşmak, her iki tarafın da beklentisini netleştirir.

Soru 3: WhatsApp hatırlatmaları hangi içerikte olmalı? Cevap: Hatırlatma mesajı kısa ve net olmalıdır. Örneğin: “Sayın [Danışan Adı], yarın saat 15:00’da TerapiSeansım üzerinden randevunuz bulunmaktadır. Lütfen katılım durumunuzu onaylayın.” gibi bir metin yeterlidir. Mesajın kişisel veri içermediğinden emin olun.

Soru 4: No‑show (gelmeyen) durumları için ek bir ücret talep edebilir miyim? Cevap: Bu, sizin iptal politikanıza bağlıdır. Politikanızı yazılı olarak danışana sunmuşsanız ve no‑show durumunda ücret alınacağını belirtmişseniz, bu koşul geçerlidir. Ancak, yasal sınırlamaları göz önünde bulundurmak ve gerektiğinde bir hukuk uzmanına danışmak önemlidir.

---

TerapiSeansım, haftalık ve iki haftada bir tekrarlayan randevu oluşturma, güvenli seans notu tutma, WhatsApp hatırlatma ve “gelmedi” işareti gibi özellikleri tek bir platformda sunar. Tek kullanıcı için aylık 890 TL ücretle, randevu yönetiminizi basitleştirirken KVKK’ya uygun veri güvenliğini de sağlar. Daha fazla bilgi ve deneme için https://terapi.seansim.com/?k=seo-terapi adresini ziyaret edebilirsiniz.