Rehber · TerapiSeansım

Psikologlar İçin Hasta Randevu Hatırlatma Rehberi

---

1. Neden Randevu Hatırlatma Sistemi Kullanmalısınız?

Serbest çalışan bir klinik psikolog, psikolojik danışman ya da aile danışmanı olarak, randevuya gelmeyen danışanlar (no‑show) iş akışınızı doğrudan etkiler. Bu durum:

• Seans süresinin boşa harcanmasına,
• Gelir kaybına,
• Danışanlarla kurduğunuz terapötik ilişkinin güven kaybına

neden olabilir. Randevu hatırlatmaları, danışanların seanslarını unutmamasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iptal ve yeniden planlama sürecini de düzenler. Böyle bir sistem, hem sizin zaman yönetiminizi iyileştirir hem de danışanların sorumluluk duygusunu artırır.

2. Temel Gereksinimler ve KVKK Uyumu

2.1. Kişisel Verilerin Korunması

Psikolojik hizmetlerde toplanan veriler, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırılır. Bu verilerin:

• Gizlilik: Başkalarıyla paylaşılmaması,
• Güvenlik: Yetkisiz erişime karşı korunması,
• Şeffaflık: Danışana hangi amaçla işlendiğinin açıkça bildirilmesi

gereklidir. Hatırlatma mesajları, danışanın adı ve randevu detaylarını içerdiği için bu kurallara uygun bir platform seçmek önem taşır.

2.2. Yazılı İptal Politikası

İptal koşullarını ilk görüşmede yazılı olarak paylaşmak, hem terapötik ilişkiyi hem de planlamayı korur. Danışan, iptal süresi, ücret iadesi gibi konularda net bilgi sahibi olduğunda, son dakika iptallerinin önüne geçmek daha olasıdır.

3. Adım Adım Hatırlatma Sistemi Kurulumu

3.1. Randevu Tiplerini Belirleyin

• Tek seans: Tek seferlik değerlendirme ya da müdahale.
• Haftalık: Her hafta aynı gün ve saat.
• İki haftada bir: Çift haftalık periyot.

Her tip için ayrı bir takvim oluşturmak, hatırlatma zamanlamasını otomatikleştirmenizi kolaylaştırır.

3.2. Hatırlatma Zamanını ve Kanalını Seçin

| Zaman | Öneri | |------|-------| | 24 saat önce | Danışana seansın yaklaştığını hatırlatır, planlama yapma imkanı verir. | | 2 saat önce | Son hatırlatma, unutma riskini azaltır. | | 30 dakika önce | Gerekirse yolculuk süresi gibi faktörleri göz önünde bulundurur. |

Kanal olarak WhatsApp yaygın bir tercih olmakla birlikte, e‑posta ve SMS de ek seçenek olarak değerlendirilebilir. Seçtiğiniz kanal, veri güvenliği açısından şifreli iletişim sunmalı ve KVKK’ya uygun olmalıdır.

3.3. İptal Politikası ve Yazılı Bilgilendirme

• İlk görüşmede: Danışana iptal süresi (örneğin 24 saat) ve olası ücret kesintileri hakkında bir belge verin.
• Belgeyi dijital ortamda: E‑posta ya da güvenli bir portal üzerinden paylaşın, böylece danışan her zaman erişebilir.
• Hatırlatma mesajına ekleyin: “Randevunuzu iptal etmek isterseniz, lütfen 24 saat önceden bildirin.” gibi kısa bir ibare eklemek, prosedürü pekiştirir.

3.4. Seans Notu Güvenliği

Seans notları, danışanın duygu, düşünce ve davranışlarına dair hassas bilgiler içerir. Bu notları:

• Şifreli bir bulut depolama sisteminde saklayın,
• Erişim yetkisini sadece size ve gerektiğinde danışana sınırlayın,
• Yedeklemeyi düzenli olarak yapın.

Notların paylaşımında, danışanın açık onayını almadan üçüncü taraflarla iletişime geçmeyin.

3.5. Tek Tek Uygulama: TerapiSeansım

Bu adımları tek bir platformda birleştiren bir çözüm arıyorsanız, TerapiSeansım haftalık ve iki haftada bir tekrarlayan randevu oluşturma, seans notu kaydetme, WhatsApp üzerinden hatırlatma gönderme ve gelmemiş seansları işaretleme özelliklerini sunar. Aylık 890 TL sabit ücretle, veri güvenliği KVKK standartlarına uygun şekilde sağlanır.

4. Sık Yapılan Hatalar ve Çözüm Önerileri

| Hata | Neden Oluşur | Çözüm | |------|--------------|-------| | Hatırlatma süresinin çok yakın olması | Danışan mesajı görüp zamanında aksiyon alamıyor. | En az 24 saat, tercihen 2 saat öncesinde bir hatırlatma ekleyin. | | Tek kanal kullanımı | WhatsApp dışındaki iletişim tercihlerini göz ardı eder. | E‑posta ya da SMS gibi alternatif kanalları da aktif tutun. | | İptal politikası sözlü kalması | Danışan son dakikada iptal eder ve ücret talep edilir. | Yazılı belgeyi ilk görüşmede verin ve dijital kopyasını saklayın. | | Seans notunun güvenli bir yerde tutulmaması | Veri sızıntısı riski ve KVKK ihlali. | Şifreli, yedekli bir sistem kullanın; erişimi sınırlayın. | | Randevu tipinin net olmaması | Danışan hangi sıklıkta gelmesi gerektiğini anlamaz. | Randevu tipini (haftalık, iki haftada bir vb.) sistemde açıkça işaretleyin. |

5. Sık Sorulan Sorular

1. Hatırlatma mesajını kaç kez göndermeliyim? Genellikle iki kez yeterli olur: birinci hatırlatma 24 saat önce, ikinci hatırlatma ise 2‑3 saat önce. Çok sık mesaj göndermek, danışanda rahatsızlık yaratabilir.

2. Danışanların kişisel verilerini nasıl koruyabilirim? Verileri şifreli bir ortamda saklayın, erişim yetkilerini sınırlayın ve veri işleme amaçlarını açıkça bildirin. KVKK’ya uygun bir gizlilik politikası hazırlayın.

3. İptal politikası ne kadar esnek olmalı? Esneklik, danışanın ihtiyaçlarına göre değişebilir. Ancak, en az 24 saat önceden bildirim şartı, planlamayı korur ve adil bir denge sağlar.

4. Randevu hatırlatma sistemi seçerken nelere dikkat etmeliyim?

• KVKK uyumluluğu,
• Çoklu hatırlatma kanalı (WhatsApp, e‑posta, SMS),
• Tekrarlayan randevu oluşturma özelliği,
• Seans notu güvenliği ve yedekleme imkanı.

---

TerapiSeansım, serbest çalışan psikolog, psikolojik danışman ve aile danışmanının günlük randevu yönetimini basitleştirir; haftalık ve iki haftada bir tekrarlayan randevu, güvenli seans notu, WhatsApp hatırlatma ve gelmemiş seans işareti gibi özellikleri tek bir platformda sunar. Aylık 890 TL sabit ücretle, KVKK’ya uygun veri güvenliğini sağlayarak iş akışınızı düzenleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi almak için https://terapi.seansim.com/?k=seo-terapi adresini ziyaret edebilirsiniz.